Quando pensas em produtividade, o que te vem à mente? Provavelmente a imagem de alguém stressado, a correr, a tentar gerir cada minuto do seu dia.

Errado. Essa pessoa pode realmente estar muito ocupada, mas provavelmente não está no seu nível mais produtivo. E provavelmente está a caminhar para um esgotamento.

A verdadeira produtividade requer uma abordagem diferente, de acordo com Laura Mae Martin, especialista interna em produtividade da Google que acabou de publicar um livro sobre o tema – Uptime: A Practical Guide to Personal Productivity and Wellbeing​ (em português, Tempo de Actividade: Um Guia Prático para Produtividade Pessoal e Bem-Estar).

Exige que sejas muito mais ponderado na forma como planeias os teus dias: o que fazer, quando o fazer, onde o fazer e como o fazer bem.

Por exemplo: será que relaxar no sofá e ver o teu programa de televisão favorito pode ser considerado "produtivo"?

Na opinião de Martin, sim. Se reservaste algum tempo de inactividade para ti para desfrutar de uma tarde longe do trabalho e recarregar as baterias para a semana seguinte - então esse tempo está a ser utilizado exactamente como pretendido.

Então, como é que as pessoas podem recuperar o controlo do seu tempo e criar horários sustentáveis para tirar o máximo partido de cada dia?

Eis alguns factores a considerar.

Não é possível alcançar tudo que gostarias de realizar nesta vida – simplesmente não há tempo suficiente. Tens de escolher.

Isso significa que tens de te focar numa mão cheia de prioridades que são mais importantes para ti – digamos, três delas.

“Tem em mente a lente do teu eu do futuro", diz Martin. "Quais são as coisas que te farão feliz por teres priorizado? Faz uma lista de afazeres que reflicta isso. E depois aprende a dizer não a outras coisas."

As horas não são todas iguais. Vais ser produtivo em algumas, noutras nem tanto. Depende de cada um de nós e da forma como estamos ligados.

Por exemplo, se és uma pessoa matinal, podes entrar num fluxo de alto desempenho no início do dia (às 9h ou 10h) – e depois verás a tua produtividade diminuir às 16h ou 17h.

Programa o teu trabalho mais exigente para quando estiveres no teu melhor e as tarefas menos exigentes para quando não estiveres. Se fizeres o contrário, estás a pedir problemas.

"Esta pode ser a secção mais importante do livro, porque a maior armadilha da produtividade é tratar todos os intervalos de tempo da mesma forma", diz Martin. "Quais são as tuas horas mais activas, quando podes fazer um trabalho concentrado e de cabeça baixa? Guarda essas horas para ti."

Esta pergunta surgiu na era da pandemia, com muitos trabalhos a tornarem-se remotos. Quando identificares as tuas horas mais produtivas do dia, qual é o melhor lugar para esse esforço?

Outra vez, a resposta é altamente pessoal: dependendo da tua personalidade e do teu trabalho, as tuas “horas mais activas” poderão ser mais bem gastas em casa, ou num espaço de trabalho aberto e colaborativo.

Para maximizares o teu esforço, diz Martin, ajuda o teu cérebro com a chamada “dependência de estado” – a tendência para associar certos ambientes a determinadas tarefas.

“Usa isso a teu favor”, diz. “Se calhar sentas-te sempre à secretária para fazer as tuas chamadas e reuniões, e depois numa cadeira do outro lado da sala para pôr os e-mails em dia. Desta forma, estás a dar ao teu cérebro uma maneira fácil de saber o que fazer a seguir".

Fica aqui uma tarefa que toda a gente tem de conseguir: manter-se a par dos e-mails. Há uma forma de o fazeres de forma ponderada e uma maneira de o fazer ao acaso, que é totalmente ineficiente.

“Pensa nisto como lavar roupa”, diz Martin, que tem conseguido manter a “caixa de entrada zero” apesar do seu emprego hiperprodutivo. “Não se abre a máquina de secar roupa 20 vezes por dia. Dobra-se uma camisa, guarda-se e depois volta-se o dia todo para fazer a mesma coisa. Mas é assim que as pessoas estão a lidar com o correio electrónico.”

Em vez disso, reserva momentos específicos do dia para pores todos esses e-mails em diferentes gavetas, como os que devem ser lidos, revistos ou respondidos.

O mesmo acontece com o teu telemóvel: é obviamente uma ferramenta útil, mas não tenhas receio de estabelecer barreiras de segurança, como bloquear as aplicações após uma determinada hora do dia ou deixar o telemóvel numa divisão diferente à noite (como faz Martin).

"Põe-no trabalhar para ti e não contra ti", diz Martin.